近年運氣很好的受到金點設計獎、桃園設計獎、台科、台藝、實踐…超過10間大專院校的評審、演講邀請，針對特定活動與學生給予專業評論與分享。
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其實每次能夠被主辦單位邀請，心裡都是很開心與興奮，除了覺得被肯定以外，對於可以從自身多年實戰經驗與知識來跟同學分享與交流絕對是真的很樂意。
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透過近幾年的這些經驗，也想分享校園活動邀約過程中我認為這幾個重要關鍵，如果有滿足的話，可以大大提升對於邀約對象的「校園活動邀約滿分體驗流程」，而這些小亮點的紀錄同時也可作為未來版塊設計成為主辦方的筆記。

∎ 邀請函：以下 4 大重點不可少
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1. 日期、時間、地點
評審或演講邀請大部分是 2~3 個月前，建議第一次邀約時的信件就要提到清楚的活動資訊，以利受邀者判斷時間是否可配合、地點是否好到達。
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2. 活動介紹：目標、流程、活動參與 TA
「活動由來、參加人數、本次活動目標、第幾次評圖…」，讓受邀者更清楚此活動資訊與目的，也可以有更多資料＆心理準備。提供流程則可以讓受邀者判斷「簡報/評審回饋節奏、休息時間、活動內容…」等，盡量去符合整體活動的期待。
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理解參加對象的輪廓背景，受邀時也會適度調整自己的簡報內容、現場回饋、外顯打扮、資料收集等，可以提供給更精準或適合消化的內容。
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3. 邀請動機
每位受邀的講者評審很開心受邀以外，心中也一定會好奇「為什麼邀請我？我可以貢獻什麼嗎？」等疑問。因此像是「您的專業符合本次的…」或「您在業界多年經驗…」亦或是「學生單純想看到明星(誤」…之類的原因。受邀者可從這判斷主辦單位的期望、分享應該注重的重點。
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另外邀請信寄出前一定要記得檢查錯別字，打錯公司、邀請對象名字都很糗… 如版(o)塊設計，板(x)塊設計 😂。
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4. 車馬費
通常邀約時應先詢問受邀者的車馬費。
若受限於學校經費，千萬不要一句「學校規定」或是「經費有限」搪塞過去，只要能夠「誠意」說出原因，基本上受邀者其實都可以理解，並會依據自身價值判斷是否出席。
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∎ 行前通知：確認出席後至活動日中間至少一次與受邀者確認活動資訊
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1. 行前聯繫
絕對不是邀請成功後就直接坐等活動日到來。除了告知當天活動的主要聯繫窗口，並務必要確認：設備資源、來訪人數、交通方式、車號、報到方式、活動當日是否可側錄、簡報檔案是否可提供給同學…等。
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特別是報到方式是我最在意的，有過幾次經驗是到現場不知道去哪棟大樓、找誰，會造成活動開始前的慌張。
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2. 行前提醒
活動日前1~3日需要再與受邀者做個提醒，一來感受到尊重、二來確認沒被放鴿子(誤。
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∎ 活動當日：受邀者的體驗從踏入活動會場前就開始
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1. 接待指引
基本上來到不同的校園，在路程尋找、抵達活動地點都需要花一些時間。若可以從校園停車場、校門口、大樓門口就有清楚指引，或是一位同仁協助，都可以讓受邀者降低慌張感，提升更多效率。
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2. 活動前交流
主辦單位可以在活動開始前，安排休息室內的交流時間，讓外部講師、評審與校內的老師互相交流、簡單暖場，也可以在活動開始前由主辦單位和所有與會老師再次簡短介紹活動目的與背景、評分依據等。
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有次校園活動經驗很不可思議，主辦方老師在介紹其他講者出場時說不出講者的來歷、專業，僅能說出講者姓名，下台後還私底下詢問講者是做什麼的、代表作品是什麼。
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不論是太忙、太臨時等原因，當下會有種「我是誰、我在哪、我現在要幹嘛」的感覺。活動邀請一定是有原因，主辦團隊切記準備受邀對象的資料提前給老師、教授。
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3. 講師茶水
通常校園講座、評審活動都會是不停地講話，活動開始前能準備飲品真的會讓人感覺無比貼心，這種主動但是很小的準備往往都是讓受邀者感到最棒的細節。
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4. 氣氛營造
像是「進場的歡迎、過程中的互動、提問的環節」都是讓評審獎者感受到尊重的環節，也可以活絡活動現場的氣氛。
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曾經遇過一場校園評審就是透過這三個環節，除了讓現場同學歡樂互動以外，也讓受邀者感到印象深刻、備受尊重。
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5. 適度關心
校園活動特別是評審、評圖往往都是一整天的時間，在每次休息時主動詢問是否有任何需求或幫助。因為一整天下來可能有的狀況很多元，例如電子設備、桌椅環境、作品內容、制度流程…等的可能疑問發生需要調整。
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曾遇過同學作品被評低分後，負責的老師在會後私底下來電討論：因為同學平常都準時上課、認真苦幹所以是否可修改分數。或許在活動期間老師可以向主辦單位主動提出交流討論的時間，但我認為邀請外部評審的目的絕對是相信評審的專業，理所當然的要尊重這位評審的評分與評語。
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6. 活動紀錄
非常鼓勵主辦單位一定要做活動紀錄，不論是照片或是文章記錄都可以。
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過程紀錄除了主辦單位可以有後續宣傳的素材以外，對於受邀者也是一大幫助，每位受邀者都花了許多時間分享與交流經驗，除了想在大家心中帶走點什麼，如果活動體驗與氣氛很棒，也能藉由這樣的紀錄，分享在這場校園活動中好的經驗與回饋，是外部講師、評審與系上活動後能持續正向互動很重要的關鍵。
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7. 離場接待
在活動結束後除了車馬費、停車等行政流程，建議一定要安排一位同仁接待講師，表示感謝，並指引到大樓、學校門口，會讓受邀者感受到尊重，更是促使更多合作的契機。
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務必避免活動結束時直接與受邀者說再見後就轉頭忙著撤場，有次校園活動一整日，結束已經是晚上，不僅校園沒人也無法辨認方位，當下也會緊張慌亂。
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8. 加分：臨時助理
指派一位同學協助受邀者所有可協助事項，像是地理環境、找廁所、疑問解答…等。
這個是我自己曾經遇過的校園評審作法，印象非常深刻。我真的覺得這是加分題，沒有沒關係，有的話超棒！
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9. 加分：匿名問答
毫無疑問的請使用匿名軟體來完成 QA 時間！台灣人生性害羞關係，舉手發問絕對是最不適合的做法，如果以匿名方式基本上都是非常踴躍的，像是 Slido 就是不錯的選擇。
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這邊有個小技巧是， Slido 建議是活動開始前就要公布 QR code 開放大家在過程中填寫，千萬不要到活動最後環節才開放，這樣想問的問題早就忘記了。

​上述從「邀請函」開始到「行前通知」最後「活動當日」的環節，其實都在討論一件事情 → 「流程體驗」。
要怎樣創造好的流程體驗，是主辦單位要細心與換位思考的關鍵。